一、 方案背景
在當(dāng)今的商業(yè)市場(chǎng)上，人們對(duì)于能夠?yàn)槠髽I(yè)戰(zhàn)略采購提供幫助的應(yīng)用軟件的需求持續(xù)增長(zhǎng)。尤其是對(duì)于制造型企業(yè)而言，這種需求增長(zhǎng)的一個(gè)主要原因就是采購決策對(duì)企業(yè)的收益越來越重要。據(jù)投資銀行的一項(xiàng)調(diào)查顯示：現(xiàn)在采購及購買成本占到了整個(gè)銷貨成本的百分之六十，而幾十年前采購成本所占的比例大概只有百分之二十。
采購及購買成本所占比例大幅增長(zhǎng)的主要原因是，現(xiàn)代制造型企業(yè)越來越依賴于供應(yīng)商為企業(yè)制成品所提供的增值部件。企業(yè)終端產(chǎn)品的大部分價(jià)值都來自供應(yīng)商，因此，制造型企業(yè)在尋求成本控制以及競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的時(shí)候就需要更好的供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)。有效的供應(yīng)商管理系統(tǒng)將能夠幫助企業(yè)增進(jìn)與供應(yīng)商的交流并與其建立起更有效的合作，同時(shí)也能夠幫助企業(yè)改進(jìn)生產(chǎn)流程控制、做出更完善的供應(yīng)商分析、選擇并優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)商選擇決策。
二、 制造業(yè)在采購管理面臨的挑戰(zhàn)
企業(yè)采購管理總是伴隨著企業(yè)的全球化發(fā)展和信息技術(shù)的更新而發(fā)展。由于現(xiàn)代企業(yè)朝著集團(tuán)化和專業(yè)化兩個(gè)方向發(fā)展和大量新興信息技術(shù)的出現(xiàn)，新產(chǎn)品、新材料、新技術(shù)、新市場(chǎng)層出不窮，采購管理未知數(shù)增多、未定數(shù)加大；技術(shù)發(fā)展變化快、市場(chǎng)價(jià)格變化大、產(chǎn)品研發(fā)時(shí)限短、產(chǎn)品生命周期短，使得采購管理的反應(yīng)時(shí)限短；信息傳播和市場(chǎng)變化迅速、全球性競(jìng)爭(zhēng)、全方位經(jīng)營(yíng)，使得采購管理的不易掌握和質(zhì)量成本要求高。因此企業(yè)采購管理具有以下挑戰(zhàn)：
1.傳統(tǒng)價(jià)格=成本+利潤(rùn)之公式已不再適用，導(dǎo)致采購成本不易估算和掌握；
2.市場(chǎng)材料價(jià)格和市場(chǎng)變動(dòng)頻率高、變動(dòng)幅度大，導(dǎo)致采購作業(yè)時(shí)間和實(shí)際需求量不易控制；
3.單一貨源多，貨源變異性大，貨源規(guī)格不易確認(rèn)，導(dǎo)致采購對(duì)貨源的決定貢獻(xiàn)度低；
4.技術(shù)進(jìn)展迅速，專業(yè)能力不易掌握，導(dǎo)致庫存風(fēng)險(xiǎn)高和對(duì)供應(yīng)質(zhì)量掌控能力差。
面對(duì)挑戰(zhàn)，企業(yè)只有堅(jiān)持以動(dòng)態(tài)變革的思想實(shí)現(xiàn)采購隨需而動(dòng)，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的交易到戰(zhàn)略合作采購的發(fā)展、以成本為目標(biāo)到以價(jià)值創(chuàng)造為目標(biāo)的轉(zhuǎn)變、被動(dòng)接受采購指令到自行預(yù)測(cè)調(diào)整的轉(zhuǎn)化、從單一的購買行為到策略性采購供應(yīng)鏈管理的變革。
因此，需要通過一套先進(jìn)的采購管理平臺(tái)把供應(yīng)商詢?cè)础?zhǔn)入、考核、合同、合同執(zhí)行等等環(huán)節(jié)全部在線化管理起來。HuaZhi SRM采購管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)物資采購一體化端到端管理過程，增強(qiáng)了企業(yè)采購的管理和監(jiān)督作用，更容易發(fā)現(xiàn)潛在的成本節(jié)約機(jī)會(huì)。采購過程允許供應(yīng)商，采購管理人員和內(nèi)部用戶在線協(xié)同，縮短了采購業(yè)務(wù)周期，通過提高與供應(yīng)商協(xié)作的業(yè)務(wù)效率，增加戰(zhàn)略供應(yīng)商的價(jià)值；同時(shí)易于滿足企業(yè)內(nèi)控部、審計(jì)部與預(yù)算辦等職能部門參與采購業(yè)務(wù)的管理。
三、HuaZhi SRM制造行業(yè)解決方案
采購管理平臺(tái)的計(jì)劃管理、采購尋源管理、合同管理、庫存管理、結(jié)算管理構(gòu)成整個(gè)采購業(yè)務(wù)鏈，供應(yīng)商管理、供應(yīng)商協(xié)同管理、價(jià)格管理、專家管理、物資管理與目錄管理貫穿在這個(gè)采購業(yè)務(wù)鏈當(dāng)中，支持整個(gè)企業(yè)物資采購業(yè)務(wù)管理過程。下圖是采購管理平臺(tái)的功能框架。
其中包括了以下的功能模塊：
? 供應(yīng)商管理：供應(yīng)商準(zhǔn)入管理、供應(yīng)商分級(jí)管理、供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)、供應(yīng)商目錄管理、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)管理等
? 計(jì)劃管理：年度需求計(jì)劃、月度需求計(jì)劃、采購計(jì)劃等
? 尋源管理：采購方案準(zhǔn)備、采購方案審批、采購方案執(zhí)行、采購結(jié)果等
? 合同管理：合同文本管理、合同審批管理、合同執(zhí)行管理等
? 倉儲(chǔ)管理：物資庫存管理、倉儲(chǔ)管理等
? 供應(yīng)商協(xié)同管理：采購執(zhí)行協(xié)同、尋源協(xié)同、庫存協(xié)同等
? 價(jià)格管理：市場(chǎng)價(jià)格管理、目錄價(jià)格管理、合同價(jià)格管理等
? 專家管理：專家準(zhǔn)入管理、專家抽取、專家動(dòng)態(tài)管理等
? 物資管理：物資分類管理、物資編碼管理等
? 目錄管理：物資目錄管理、電子采購目錄管理等
? 采購分析：尋源管理分析、合同執(zhí)行與監(jiān)控、花費(fèi)分析、決策報(bào)表等
與第三方系統(tǒng)的集成
HuaZhi采購平臺(tái)與ERP系統(tǒng)之間，既有數(shù)據(jù)的驗(yàn)證與檢查，例如預(yù)算檢查、總賬科目檢查、資產(chǎn)與成本中心數(shù)據(jù)檢查等，又主數(shù)據(jù)的交互，例如度量單位主數(shù)據(jù)、工廠主數(shù)據(jù)、組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)等，還有交易數(shù)據(jù)緊密耦合的雙向交互，例如需求計(jì)劃，采購訂單、預(yù)留單、合同信息等。采購平臺(tái)與ERP系統(tǒng)是產(chǎn)品級(jí)預(yù)配置的集成，只需要把兩系統(tǒng)的連接建立起來，這些數(shù)據(jù)集成自動(dòng)形成。
采購管理平臺(tái)同時(shí)提供了通用集成接口，支持與非產(chǎn)品集成，例如支持與SAP ERP系統(tǒng)集成、用友ERP系統(tǒng)集成、金蝶ERP系統(tǒng)集成等。
采購管理平臺(tái)與ERP系統(tǒng)集成，可以使用采購管理平臺(tái)提供的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)集中平臺(tái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間實(shí)時(shí)集成、數(shù)據(jù)核對(duì)和轉(zhuǎn)換，提供嚴(yán)格的安全控制體系以保障數(shù)據(jù)傳遞的完整性，保證了數(shù)據(jù)安全性和完整性。
采購平臺(tái)與非 ERP 系統(tǒng)之間集成，既有可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的驗(yàn)證與檢查，例如預(yù)算檢查、總賬科目檢查、資產(chǎn)與成本中心數(shù)據(jù)檢查等，又可以進(jìn)行主數(shù)據(jù)的交互，例如度量單位主數(shù)據(jù)、工廠主數(shù)據(jù)、組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)等，還可以進(jìn)行采購業(yè)務(wù)憑證數(shù)據(jù)的雙向交互集成，例如需求計(jì)劃，采購訂單、預(yù)留單、合同信息等。
四、HuaZhi SRM給制造業(yè)帶來的價(jià)值
采購管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)物資采購一體化端到端管理過程，增強(qiáng)了企業(yè)采購的管理和監(jiān)督作用，更容易發(fā)現(xiàn)潛在的成本節(jié)約機(jī)會(huì)。采購過程允許供應(yīng)商，采購管理人員和內(nèi)部用戶在線協(xié)同，縮短了采購業(yè)務(wù)周期，通過提高與供應(yīng)商協(xié)作的業(yè)務(wù)效率，增加戰(zhàn)略供應(yīng)商的價(jià)值；同時(shí)易于滿足企業(yè)內(nèi)控部、審計(jì)部與預(yù)算辦等職能部門參與采購業(yè)務(wù)的管理。
1) 采購管理平臺(tái)提供豐富采購業(yè)務(wù)模式管理功能，兼容差異構(gòu)建一體化業(yè)務(wù)
企業(yè)分子公司的采購業(yè)務(wù)都有一定差異，統(tǒng)一的采購平臺(tái)可以標(biāo)準(zhǔn)化采購業(yè)務(wù)流程，同時(shí)可以兼容各分子公司業(yè)務(wù)流程差異，構(gòu)建端到端的采購業(yè)務(wù)的全覆蓋、全流程、全過程管理。
2) 采購管理平臺(tái)是一個(gè)簡(jiǎn)單易用、功能完整，業(yè)界領(lǐng)先的采購平臺(tái)
采購管理平臺(tái)是完全基于 B/S 架構(gòu)的，企業(yè)內(nèi)部用戶與外部供應(yīng)商用戶都是使用瀏覽器來登錄使用的，非常簡(jiǎn)單、方便使用。系統(tǒng)界面可以基于企業(yè)的需求進(jìn)行個(gè)性化配置，同時(shí)平臺(tái)提供各種采購流程的離線業(yè)務(wù)操作管理，例如供應(yīng)商可以進(jìn)行離線基于 PDF 的報(bào)價(jià)過程等等。平臺(tái)提供各種移動(dòng)方案，例如使用用戶可以在移動(dòng)設(shè)備，例如手機(jī)上提報(bào)需求計(jì)劃。平臺(tái)可以靈活制定各種統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)監(jiān)控、決策分析多維度的采購業(yè)務(wù)分析，為企業(yè)采購業(yè)務(wù)發(fā)展提高提供了有力的保障。
3) 采用采購管理平臺(tái)是低風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目實(shí)施保證
采購平臺(tái)有超過23，850個(gè)全球客戶群和超過30個(gè)的中國(guó)客戶群，積累了豐富的本地化實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和支持團(tuán)隊(duì)，同時(shí)基于成熟產(chǎn)品級(jí)客戶化定制最大程度降低二次開發(fā)的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，量身定制的專業(yè)化專家支持和培訓(xùn)計(jì)劃確保項(xiàng)目成功。
4) 實(shí)現(xiàn)了計(jì)劃的集中控制和管理，發(fā)揮集團(tuán)采購優(yōu)勢(shì)，節(jié)約采購成本
各使用單位在采購管理平臺(tái)中分散提交各種需求計(jì)劃，采購平臺(tái)將進(jìn)行合并和歸類，而后由集中采購單位執(zhí)行統(tǒng)一的尋源采購過程，集中化的招標(biāo)和競(jìng)價(jià)使企業(yè)有機(jī)會(huì)得到更好的供應(yīng)商折扣和供貨服務(wù)，實(shí)現(xiàn)采購節(jié)約。采購管理平臺(tái)能幫助企業(yè)節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)需求的集中控制和管理，為了充分發(fā)揮企業(yè)集中采購的優(yōu)勢(shì)。
5) 建立了內(nèi)外協(xié)同的采購操作平臺(tái)，提高采購信息透明性，加速采購流程
采購管理平臺(tái)拓展了采購業(yè)務(wù)的外延，為企業(yè)與供應(yīng)商及內(nèi)部需求者搭建了一個(gè)實(shí)時(shí)協(xié)作的采購平臺(tái)。需求者可以在平臺(tái)上提出采購需求，并得到審批。基于采購目錄的采購自動(dòng)尋源，可以幫助買方簡(jiǎn)化采購流程，縮短采購周期，降低采購管理成本。
整個(gè)采購業(yè)務(wù)流都在采購管理平臺(tái)上完成，信息及時(shí)傳遞，而且允許從任意業(yè)務(wù)點(diǎn)切入查詢整個(gè)采購任務(wù)的業(yè)務(wù)單據(jù)流，保證了信息的透明性，并加速了采購業(yè)務(wù)流程，同時(shí)也降低了供應(yīng)商參與采購業(yè)務(wù)的交易成本。
6) 建立了統(tǒng)一的供應(yīng)商庫，實(shí)現(xiàn)全面的供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理和評(píng)估體系
基于集中統(tǒng)一的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，采購管理平臺(tái)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把買方與供應(yīng)商連接起來，使供應(yīng)商能夠加入買方的采購業(yè)務(wù)流程，一同分析、控制和優(yōu)化與雙方的信息流、物流和資金流。供應(yīng)商發(fā)生的采購業(yè)務(wù)都能忠實(shí)的被記錄到供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中，如注冊(cè)信息，投標(biāo)信息，后續(xù)的送貨信息，采購協(xié)議遵循度，采購需求者方對(duì)供應(yīng)商某次服務(wù)的評(píng)價(jià)等。這些信息中有結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)信息如投標(biāo)價(jià)格，送貨時(shí)間，也可以有非結(jié)構(gòu)化的信息如專家對(duì)其的評(píng)價(jià)，采購需求者對(duì)其的評(píng)價(jià)，也可以包含系統(tǒng)計(jì)算出來的數(shù)據(jù)，如注冊(cè)時(shí)填寫的企業(yè)規(guī)模。所有這些數(shù)據(jù)都能夠通過采購平臺(tái)動(dòng)態(tài)展現(xiàn)出來。買方的采購管理者可以根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商升降級(jí)，乃至于將供應(yīng)商淘汰出供應(yīng)商庫。
采購過程中的所有數(shù)據(jù)都能夠形成后續(xù)評(píng)估的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，而評(píng)估結(jié)果又可以反過來影響采購尋源的過程，基于集中統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，企業(yè)可以將供應(yīng)商管理形成一個(gè)有效的閉環(huán)，實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)評(píng)估和管理。
7) 保證了合同的合規(guī)性，有效推進(jìn)管理規(guī)定，提高采購執(zhí)行力
許多企業(yè)都會(huì)遇到以下問題：合同一旦簽訂完成，合同管理便停止了，很多合同靜靜地躺在文件柜中直到合同過期，這些花費(fèi)了企業(yè)大量人力物力的合同沒有辦法被企業(yè)再利用或?yàn)槠髽I(yè)提供知識(shí)積累。同時(shí)，在合同簽訂過程中，合同的擬定和協(xié)商過程周期過長(zhǎng)、合同批準(zhǔn)過程費(fèi)力耗時(shí)、沒有統(tǒng)一的合同數(shù)據(jù)庫和合同模板、對(duì)合同的協(xié)商進(jìn)程缺乏必要的跟蹤，沒有有效的合同版本管理。合同簽訂以后，合同條款協(xié)商和執(zhí)行出現(xiàn)斷層、缺少合同執(zhí)行情況的報(bào)告和統(tǒng)計(jì)、對(duì)需要重新審定的合同沒有預(yù)警機(jī)制、供應(yīng)商的合同履行績(jī)效評(píng)估缺失。
采購管理平臺(tái)的合同管理允許供應(yīng)商參加協(xié)作式的合同談判，縮短了合同談判周期，同時(shí)有效的將采購合同的結(jié)構(gòu)化的可執(zhí)行數(shù)據(jù)與法務(wù)合同文本結(jié)合起來，使合同管理貫穿于合同的整個(gè)生命周期。尋源后的結(jié)果能夠直接轉(zhuǎn)化為合同保存起來，采購合同中的商務(wù)條件也可以帶入到后續(xù)的訂單執(zhí)行過程中，由此保證了采購制度可以從上而下，得到有效貫徹執(zhí)行，進(jìn)而提高采購部門的執(zhí)行力。
8) 采購管理平臺(tái)具有靈活性和適應(yīng)性
采購管理平臺(tái)不但能夠適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的管理需求，而且還能滿足將來發(fā)展的需求。通過豐富的案例應(yīng)用總結(jié)出大量的企業(yè)管理實(shí)踐，并將這些實(shí)踐凝聚到其龐大復(fù)雜的解決方案中，整個(gè)系統(tǒng)后臺(tái)有數(shù)萬個(gè)功能參數(shù)，可以通過參數(shù)的設(shè)置而定義出不同的運(yùn)作流程，也就是說可以通過參數(shù)設(shè)置的不同變化而滿足下屬企業(yè)不同類型采購流程管理的各種需求。另外，企業(yè)流程也是處于不斷優(yōu)化過程中，采購平臺(tái)可以通過調(diào)整功能參數(shù)而靈活的改變流程，從而適應(yīng)企業(yè)流程的持續(xù)性改進(jìn)。這樣就最大限度地避免了因?yàn)槠髽I(yè)流程的改變而需要重新開發(fā)系統(tǒng)，同時(shí)當(dāng)企業(yè)進(jìn)行流程調(diào)整或部門重組時(shí)，還可以不斷地對(duì)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整。總之，采購平臺(tái)可以靈活的配置出適合企業(yè)的合理的運(yùn)作流程，同時(shí)又能根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需要的變化而不斷調(diào)整參數(shù)，配置出新的流程，適應(yīng)企業(yè)持續(xù)性的流程改進(jìn)。
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